La consultora experta en innovación y nuevas estrategias de trabajo Business Innovation Consulting Group (BICG) ha diseñado una guía convertida en un plan progresivo para la adaptación de las empresas a la nueva situación tras la crisis del coronavirus. El objetivo no es sólo la supervivencia de las compañías sino incluso la mejora de su capacidad de evolución hacia el futuro.

Las pautas se dividen en seis grandes bloques.

EXPERIENCIA DEL EMPLEADO

BICG explica que los trabajadores necesitarán tiempo para adaptarse a la nueva realidad: por una parte, en el caso de acudir al centro de trabajo, hacerlo con seguridad y de otra, en el caso de contar con equipos híbridos, presenciales y no presenciales, ser capaces de colaborar de manera eficiente entre los que están en la oficina y los que no. Por eso es importante que las empresas aporten a sus empleados las medidas necesarias para que su readaptación al trabajo sea lo más llevadera posible. Entre las medidas se pueden destacar el desarrollo de protocolos de prevención y seguridad para la relación entre profesionales (nueva distancia social), la valoración de la disposición para la vuelta al centro de trabajo de los profesionales de acuerdo a su situación personal o la revisión de políticas de trabajo en remoto e identificación de oportunidades de mejora.

TECNOLOGÍA

La tecnología es un aspecto clave para la integración del trabajo de todos los empleados en una situación en la que una buena parte de ellos trabaja a distancia, según admite la consultora. Por ello, serán necesarias pautas como la segmentación de profesionales de acuerdo a sus actividades, movilidad y requerimientos tecnológicos específicos; la revisión de los paquetes de tecnología estándar asociados a las personas y al espacio; el desarrollo de pautas y manuales detallados sobre cómo utilizar las herramientas para la colaboración a distancia; la actualización sobre las últimas noticias acerca de soluciones informáticas de software y hardware; o más ciberseguridad.

ESPACIOS FACILITY MANAGEMENT

La consultora BICG advierte que el espacio de trabajo se ha visto comprometido con el COVID-19, poniéndose en entredicho la necesidad de que tengan que existir oficinas o que tengan que existir para los usos a los que estábamos acostumbrados. Una de las conclusiones es que no hay por qué cerrar oficinas, sino que, muy probablemente, se irá a un modelo de redistribución de los espacios. Entre las medidas que se proponen están las de desarrollar protocolos para el uso de los espacios, elaborar un catálogo de soluciones espaciales como respuesta a cuestiones normativas y protocolos definidos, ajustar la disposición de los puestos de trabajo (layouts) según la normativa o la definición de un calendario, protocolo y soluciones para la logística de llegada, acceso y flujos de las personas a los edificios y a las diversas plantas si las hubiera (uso de los ascensores, escaleras, etc.).

OPORTUNIDADES DE OPTIMIZACIÓN

Los costes y las oportunidades de mejora son siempre importantes en el balance anual de una organización, recuerda BICG. Pero ahora lo son más que nunca, ya que nos encontramos en una época en la que destinar los recursos a aquello que aporte más valor para el negocio y la innovación en un entorno en el que la velocidad y la propuesta de nuevas soluciones a nuevos problemas, va a ser esencial para mantenerse y crecer. Así, según la consultora, es importante, entre otras cuestiones, seguir el impacto financiero de las medidas económicas adoptadas, crear un modelo de seguimiento de los objetivos de reducción de costes, identificar oportunidades para la reducción de costes con respecto a los servicios de los inmuebles o crear escenarios de optimización del portfolio inmobiliario de acuerdo a las premisas de “nueva realidad” a adoptar en el futuro.

ORGANIZACIÓN

De la organización dependerá, en gran parte, el buen funcionamiento de la empresa en la etapa de adaptación a la nueva realidad y en adelante. Entre otras pautas, la consultora propone revisar los horarios de apertura de los centros de trabajo, elaborar de un plan progresivo de incorporación de los profesionales, identificar los aspectos a considerar o reforzar para maximizar la productividad en el contexto de transición, asegurando la continuidad de negocio, la simplificación de procesos y burocracias o la digitalización de procesos, impulsar la digitalización mediante short team wins (retos alcanzables progresivamente) para la eliminación del papel y de aquellos elementos que impidan la libertad para trabajar desde cualquier lugar.

OFICINA DE ATENCIÓN CENTRALIZADA

En el contexto actual es importante tener un punto de confluencia, en forma de un ente que supervise y ayude en la integración de todos estos aspectos tratados, desarrolle y coordine diferentes políticas, como las de comunicación, protocolos, responsabilidad legal, campañas de comunicación, etc. Un ente de ese tipo, una Oficina de Integración Centralizada debe ocuparse de elaborar políticas y procedimientos de comunicación, canales de sensibilización y comunicación, elaborar protocolos para llevar a cabo medidas de detección y monitorización, organizar el equipo de respuesta, monitoreo, actualización y mejoras de políticas, elaboración de informes a la alta dirección o coordinación de escenarios y protocolos de alineación de iniciativas.